jul 09

Checklist vaste kostenvergoeding

Een vaste kostenvergoeding voor een werknemer voorkomt de administratieve rompslomp van declaraties en losse bonnetjes en andere betaalbewijzen. Het is belangrijk dat u de onderstaande punten in acht neemt.

1. Als werkgever heeft u te maken met de werkkostenregeling (WKR). U mag maximaal 1,2% van uw totale fiscale loon, de zogenoemde vrije ruimte, besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor uw werknemers.

2. Met de komst van de WKR mag u alleen een onbelaste vaste kostenvergoeding geven voor gerichte vrijstellingen (zoals reiskosten, verhuiskosten en studie), en voor intermediaire kosten. Dit zijn de kosten die de werknemer ten behoeve van de werkgever maakt. Andere vergoedingen zijn alleen onbelast als deze in de vrije ruimte vallen.

3. De kosten moeten worden gemaakt voor het werk (“in verband met het verwerven van loon”) en een reële kostenvergoeding voor gemaakte kosten vormen.

4. Kiest u voor een vaste kostenvergoeding, dan moet deze duidelijk zijn onderbouwd. Dat moet vooraf gebeuren. U kunt niet achteraf, bij een controle, de vergoeding verantwoorden.

5. Uit de omschrijving moet helder zijn welke kosten onder de vaste kostenvergoeding vallen. Bij een medewerker in de buitendienst kunt u denken aan de kosten voor het werken vanuit thuis, maaltijden onderweg en de kosten voor de auto, zoals parkeergelden en de kosten voor de wasstraat.

6. Bij het vaststellen van de vergoeding moet u de bedragen voor deze posten afzonderlijk vastleggen. Een (periodieke) steekproef van deze kosten is niet verplicht, maar wel verstandig als onderbouwing bij een controle.

7. Om discussies met uw werknemer over declaraties te vermijden, is het verstandig de afspraken vast te leggen – bijvoorbeeld in een declaratiereglement – waarin duidelijk staat welke kosten onder de vaste kostenvergoeding vallen en welke daar bovenop kunnen worden gedeclareerd.

Wij kunnen u aangeven welke kosten onder de werkkostenregeling mogen worden vergoed, welke niet en hoe u deze uitgaven in de boekhouding verwerkt.